Sesli mesaj, çoğu operatör tarafından sunulan bir ağ özelliğidir. Cevaplayıcıya benzer ve arayan kişi müsait değilse sesli mesaj bırakmasına olanak tanır.
Bu özellik, mesajı alan kişinin gerektiğinde mesajı tekrar dinleyebileceği anlamına gelir.
Sesli posta sistemi ( sesli mesaj veya ses bankası olarak da bilinir ), alıcının telefonu cevaplayamadığı (veya cevaplamak istemediği) durumlarda arayanların kayıtlı bir mesaj bırakmasına olanak tanıyan bilgisayar tabanlı bir sistemdir . Aramalar manuel veya otomatik olarak sesli postaya yönlendirilebilir. Arayan kişiden, alıcının daha sonra alabileceği bir mesaj bırakması istenir.
Sesli mesaj sistemi kişisel aramalar için kullanılabilir, ancak şirketler ve hizmetler için müşteri taleplerinin yoğunluğunu karşılamak üzere daha karmaşık sistemler mevcuttur. Bu terim ayrıca, telesekreter gibi eski teknolojiler de dahil olmak üzere, depolanmış telekomünikasyon sesli mesajlarını iletme sistemlerinin herhangi birini ifade etmek için daha geniş anlamda kullanılır .
Sesli mesaj sistemleri, arayanın kaydedilmiş sesli mesajını alıcıya iletmek üzere tasarlanmıştır. Bunu yapmak için, mesajları seçmek, oynatmak ve yönetmek için bir kullanıcı arayüzü; mesajı oynatmak veya başka bir şekilde iletmek için bir iletim yöntemi; ve kullanıcıyı bekleyen bir mesaj hakkında bilgilendirmek için bir bildirim özelliği içerirler. Çoğu sistem, tüm bu işlevler için iletken olarak hücresel veya sabit hat tabanlı telefon ağlarını kullanır. Bazı sistemler, alıcıların ve arayanların mesajları bilgisayarlar veya akıllı telefonlar gibi birden fazla yöntemle almasına veya bırakmasına olanak tanıyan birden fazla telekomünikasyon yöntemi kullanabilir .
Basit sesli posta sistemleri, kullanıcı arayüzü olarak dokunmatik tuşlar kullanan uzaktan bir telesekreter gibi çalışır. Daha karmaşık sistemler, ses veya bilgisayar arayüzü gibi diğer giriş aygıtlarını kullanabilir. Daha basit sesli posta sistemleri sesli mesajı telefon üzerinden oynatabilirken, daha gelişmiş sistemler e-posta veya kısa mesaj gönderimi, mesaj aktarımı ve iletme seçenekleri ve birden fazla posta kutusu dahil olmak üzere alternatif teslimat yöntemlerine sahip olabilir .
Hemen hemen tüm modern sesli mesaj sistemleri dijital depolama kullanır ve genellikle bilgisayar veri depolama birimlerinde saklanır . Bildirim yöntemleri de sesli mesaj sistemine göre değişir. Basit sistemler hiç aktif bildirim sağlamayabilir, bunun yerine alıcının sistemle iletişime geçmesini gerektirebilirken, diğerleri mesajların beklediğine dair bir gösterge sağlayabilir.
Daha gelişmiş sistemler, bir şirketin Özel Otomatik Santrali ( PABX ) ile, otomatik çağrı dağıtımı için bir çağrı merkezi ACD’si ile; mesaj uyarısı için mobil veya çağrı cihazı terminalleri ile; ve bilgi iletmek veya siparişleri işlemek için bilgisayar sistemleri/veritabanları ile entegre edilebilir. Etkileşimli sesli yanıt (IVR) sistemleri, arayana iletilen cümleleri oluşturmak için, kurumsal bir veritabanında depolanan dijital bilgileri kullanarak, sesli posta sözlüğünde depolanan önceden kaydedilmiş kelime ve ifadeleri seçebilir.
İşletmelerde telefon iletişiminin verimli bir şekilde yönetilmesinin geleneksel çözümü ” mesaj merkezi ” idi. Mesaj merkezi veya “mesaj masası”, bir şirketin içinde, gelen tüm telefon aramalarını yanıtlayan birkaç operatör tarafından yönetilen merkezi, manuel bir cevaplama hizmetiydi. Meşgul olan veya “cevap yok” olarak kaydedilen dahili hatlar, “çağrı yönlendirici” adı verilen bir cihaz kullanılarak mesaj merkezine yönlendirilirdi. Çağrı yönlendiricinin, şirketteki her dahili hat için bir düğmesi vardı ve bu düğme, o kişinin dahili hattı mesaj merkezine yönlendirildiğinde yanıp sönerdi. Düğmenin yanındaki küçük bir etiket, operatöre aranan kişiyi bildirirdi.
Çok hatlı sistemlere göre bir gelişme olsa da, mesaj merkezinin birçok dezavantajı vardı. Öğle yemeği gibi yoğun saatlerde birçok çağrı aynı anda geliyordu ve operatörler genellikle meşguldü. Bu durum, mesaj görevlilerine her mesajı doğru bir şekilde almak için çok az zaman bırakıyordu. Çoğu zaman, çalışanların isimlerini ve “sloganlarını” bilmiyorlar ve bunların nasıl yazılacağını veya telaffuz edileceğini bilmiyorlardı. Mesajlar pembe kağıtlara karalanıyor ve dahili posta sistemiyle dağıtılıyordu ve mesajlar, genellikle uzun gecikmelerden sonra insanların masalarına ulaşıyor, arayanın adı ve numarası dışında çok az içerik içeriyor ve genellikle yanlış yazılmış isimler ve yanlış telefon numaralarıyla hatalı oluyordu.
Teyp tabanlı telefon telesekreterleri konut telefon pazarına girmişti, ancak teknolojinin fiziksel sınırlamaları nedeniyle kurumsal ortamda pek kullanılmıyordu. Her telefon için bir telesekreter gerekiyordu; kullanıcı telefonu kullanırken mesajlar kaydedilemiyordu; mesajlar sıralı olarak alınmalıydı; ve mesajlar uzaktan alınamıyor, seçici olarak silinemiyor, kaydedilemiyor veya başkalarına iletilemiyordu. Ayrıca, PBX ( özel santraller – kurumsal telefon sistemlerinin adı) üreticileri, PBX’in işlevselliğini ve değerini artırmak için özel dijital telefon setleri kullanıyordu. Bu telefon setleri, tasarımları gereği, telesekreterlerle uyumlu değildi.
1970’lerde ve 1980’lerin başlarında, uzun mesafeli aramaların maliyeti düştü ve iş iletişimlerinin çoğu telefonla yapıldı. Şirketler büyüdükçe ve işçilik maliyetleri arttıkça, sekreterlerin çalışan sayısına oranı azaldı. Telefonla daha fazla iletişim, farklı zaman dilimleri ve daha az sekreterle birlikte, gerçek zamanlı telefon iletişimi, arayanların insanlara ulaşamaması nedeniyle sekteye uğradı. Bazı erken dönem araştırmaları, telefon görüşmelerinin yalnızca 4’te 1’inin tamamlandığını ve görüşmelerin yarısının tek yönlü olduğunu (yani, bir konuşma gerektirmediğini) gösterdi. Bunun nedeni, insanların ya iş yerinde olmamaları (zaman dilimi farklılıkları, iş seyahatinde olmaları vb. nedenlerle) ya da iş yerinde olsalar bile telefonda olmaları, toplantılarda masalarından uzakta olmaları, molalarda olmaları vb. idi. Bu darboğaz, iş faaliyetlerinin etkinliğini engelledi ve hem bireysel hem de grup verimliliğini düşürdü. Ayrıca arayanın zamanını boşa harcadı ve zaman açısından kritik sorunların çözülmesinde gecikmelere neden oldu.
İlgili Seçenekler
